Crearea utilizatorilor
Utilizatorii, în sens general, reprezintă acele persoane care dețin creditențiale de acces într-un sistem informatic și în baza unor drepturi stabilite au acces la diferite date și funcționalități. Plecând de la această frază, în Nexus ERP utilizatorii vor fi acei angajați cărora le vom oferi un set de drepturi pentru desfășurarea activității propriu-zise.
Implicit, programul va crea utilizatorul admin care va avea acces total în sistem, chiar și în cazul noilor societăți adăugate. Așadar, recomandăm ca parola acestui utilizator să fie cunoscută doar de către persoanele din conducere sau responsabilii IT.
Apartenența unui utilizator la un grup
Un utilizator poate face parte dintr-un grup (ex. Casieri, Salarizare, Contabilitate etc.), automat el preluând toate drepturile stabilite pe acel grup. Organizarea utilizatorilor în grupuri scurtează timpul necesar creării unui utilizator, eliminând astfel adăugarea și verificarea fiecarui drept acordat pe utilizator. În acest mod se stabililește o politică de management a utilizatorilor și a drepturilor acestora. Recomandăm organizarea utilizatorilor în grupuri, mai multe detalii în tutorialul dedicat creării de grupuri.
Nivel drepturi (roluri de utilizator)
- Obișnuit
Un utilizator de tip obișnuit nu va avea acces la toate funcționalitățile din secțiunea Instrumente precum: Mentenanță bază date, replicare date, setări generale ale aplicației, activarea/dezactivarea licențelor, setările pentru rapoartele implicite dar și activitățile programate (automate). Este recomandat ca în cazul în care se setează un utilizator de tip obișnuit să eliminăm drepturile cu privire la: Modificare opțiuni modul, Modificare partener pe document, Editare modele document, Configurare interfață modul etc. Toate acestea sunt setabile pe fiecare modul în tab-ul Drepturi module.
- Administrator
Un utilizator de tip administrator va avea acces la toate setările programului însă poate fi limitat prin drepturi cu privire la anumite operațiuni: Modificare opțiuni modul, Modificare partner pe document, Editare modele document, Configurare interfață modul etc. Toate aceste drepturi sunt setabile pe fiecare modul în tab-ul Drepturi module.
- Limitat
Un utilizator de tip limitat nu va putea vizualiza prețul de achiziție/intrare în gestiune, atât în module cât și în rapoarte. De asemenea nu avea acces la toate funcționalitățile din secțiunea Instrumente precum: Mentenanță baza date, replicare date, setări generale ale aplicației, activarea/dezactivarea licențelor, setările pentru rapoartele implicite dar și activitățile programate (automate). Este recomandat ca în cazul în care se setează un utilizator de tip obișnuit să eliminăm drepturile cu privire la: Modificare opțiuni modul, Modificare partener pe document, Editare modele document, Configurare interfață modul etc. Toate acestea sunt setabile pe fiecare modul în tab-ul Drepturi module.
Nivel raportare
Nivelul de raportare permite stabilirea unui nivel de confidențialitate cu privire la rapoartele din program. În momentul actual se pot defini în Nexus până la 255 de nivele. Implicit, toate rapoartele din program vin cu nivelul de confidențialitate zero iar acesta poate fi modificat pe fiecare raport, în secțiunea generale.
Utilizatorul va vizualiza strict rapoartele cu nivelul de confidențialitate cuprinse între nivelul de raportare setat pe utilizator și 255. Recomandăm la nivel de societate să stabiliți mai multe nivele, atașate grupurilor utilizate, astfel încât fiecare utilizator din grup să poată vizualiza doar anumite rapoarte.
Vom lua spre exemplificare utilizatorul Andrei cu nivelul de raportare 50. Avand în vedere că rapoartele implicit au nivelul de confidențialitate zero, utilizatorul nostru nu va putea vizualiza nici un raport până în momentul în care nu stabilim pe rapoarte nivelul de confidențialitate. Acesta va putea accesa doar rapoartele cuprinse în intervalul 50 - 255.
Exemplu:
- Grupul casieri, nivel de rapoarte 150;
- Grupul achiziții, nivel de rapoarte 100;
- Grupul salarizare, nivel de rapoarte 50;
- Grupul management, nivel de rapoarte 25;
- Grupul administrativ, nivel rapoarte 0.
Parola și complexitatea ei
În cazul utilizatorilor de backoffice recomandăm să utilizați o parolă complexă, care să conțină atât numere cât și caractere speciale ( $,#,%, /, etc.), iar în cazul utilizatorilor ce vor utiliza interfețele front office (Easy Retail, Restaurant, FastFood, Catering) să stabiliți o parolă numerică formată din 4 cifre (ex. 1122, 4451, 6253 etc.). Parola numerică va trebui sa fie acceași cu PIN-ul cardului alocat utilizatorului, pentru a simplifica logarea în aplicațiile front office.
Schimbarea parolei
Dacă intenționăm să schimbăm parola unui utilizator existent, ne vom loga cu utilizatorul admin, accesăm utilizatorul în cauză și apelăm butonul Schimbă parola. Nexus va solicita o verificare a parolei utilizatorului admin, după care devin disponibile spre editare câmpurile Parola nouă și Verificare parolă. Se completează noua parolă, dupa care se salvează. Va fi necesară o repornire a aplicației Nexus ERP pe stația utilizatorului pentru care am schimbat parola.
Adresa e-mail
Putem configura la nivel de utilizator o adresa de e-mail în vederea transmiterii rapoartelor de pe aceasta. Configurarea se va realiza prin intermediul butonului Creez cont smtp, mai multe detalii privind infomațiile ce trebuie specificate aici le regasim în tutorialul de configurare a conturilor de email.
Conexiuni externe
Setare "Acces extern asupra procedurilor WEB"
Bifarea opțiunii oferă posibilitatea utilizatorului de a accesa informațiile stocate în baza de date prin intermediul aplicației SQL Server Management Studio. Opțiunea este necesară dezvoltatorilor software ce realizează o integrare direct prin conexiune la baza de date, nu prin API.
Utilizatorul va avea acces la modulele și societățile pentru care are drepturi.
Setare "Acces extern citire în baza de date - nelimitat"
Bifarea opțiunii oferă posibilitatea utilizatorului de a citi și scrie informații în baza de date prin intermediul API-urilor puse la dispoziție.
Utilizatorul va avea acces la modulele și societățile pentru care are drepturi.
O parte din documentația API-urilor poate fi consultată în articolele privind operațiile de import și operațiile de citire. Setarea API-ului se poate realiza conform articolul dedicat Web API Nexus ERP.
Drepturile de utilizator
Stabilirea drepturilor de utilizator cad în seama responsabililor IT sau administratorilor, depinde de organizarea companiei, însă recomandăm ca această operațiune să fie realizată de o persoană cu rol de decizie și care cunoaște foarte bine întreaga activitate a companiei.
Recomandăm ca stabilirea drepturilor de utilizator să fie realizată de pe societatea SC EXEMPLU SRL pentru a nu fi nevoiți să preluăm o licență pe stația pe care suntem logați. Mai departe vom utiliza asistenții disponibili în modul pentru a copia drepturile și pe alte societăți.
Drepturile se stabilesc la nivel de societate, implicit pe societatea pe care suntem logați, cu posibilitate de copiere pe alte societăți utilizând asistenții existenți.
Asistent “Activez toate drepturile tinând cont de filtrul aplicat”
Realizăm o filtrare la nivel de drepturi iar apoi, prin utilizarea asistentului menționat vom aloca drepturi doar pentru selecția rezultată.
Exemplu: Realizăm o filtrare pe coloana Grup principal de modulule după cuvântul cheie: Salarii, observăm că automat informația afișată se va reduce -> apelăm asistentul activez toate drepturile tinând cont de filtrul aplicat. Putem observa că s-au alocat drepturi doar pe selecția rezultată. Filtrarea nu se limitează la o singură coloană, având posibilitatea de a filtra pe mai multe câmpuri (modul, drepturi etc.).
Asistent "Activez toate drepturile pentru toate modulele"
Utilizarea asistentului acordă utilizatorului pentru care facem operațiunea acces pe toate modulele. Aceste se dovedește a fi foarte practic în situația în care creeăm un cont de tip administrator sau pentru cazurile în care utilizatorul final nu trebuie să aibe drepturi doar într-un singur modul, exemplu: Toate modulele mai puțin Salarii.
Asistent “Dezactivez toate drepturile tinând cont de filtrul aplicat”
Asemănător asistentului de activare drepturi tinând cont de filtrul aplicat, acesta elimină drepturile conform selecției realizate. Efectuăm o filtrare la nivel de drepturi iar apoi, prin utilizarea asistentului menționat vom elimina drepturile doar pentru selecția rezultată.
Asistent “Dezactivez toate drepturile pentru toate modulele”
Acest asistent elimină toate drepturile utilizatorului. Foarte practic în situațiile în care am apelat din greșeală asistentul de activare drepturi pe toate modulele dar și în situația în care dorim să eliminăm accesul unui utilizator pe o societate.
Asistent "Adăugare/Revocare drept conectare la baza de date"
Asistentului va deschide o nouă fereastră pentru selecția societății/societăților la care oferim acces utilizatorului pe care suntem poziționați. Asistentul doar conferă drept de conectare pe respectiva societate, nu și drepturi de vizualizare/operare în module.
Asistent "Copie drepturile de pe societatea curentă pe alte societăți"
După alocarea drepturilor de conectare și stabilirea drepturilor pe o societate, putem copia aceste drepturi pe alte baze de date. Programul va deschide o nouă fereastră pentru a putea selecta societățile dorite.
Asistent "Refacere drepturi de acces din alte aplicații în baza de date curentă"
Aceast asistent reface drepturile utilizatorului curent asupra societății curent în cazul în care are bifată una din opțiunile Drepturi de acces din alte aplicații Nexus sau Drepturi nelimitate de acces din alte aplicații.
Asistent "Refacere drepturi de acces din alte aplicații în toate bazele de date"
Acest asistent reface drepturile utilizatorului curent asupra tuturor societăților la care are acces în cazul în care are bifată una din opțiunile Drepturi de acces din alte aplicații Nexus sau Drepturi nelimitate de acces din alte aplicații.
Avertizări
Avertizările reprezintă notificări cu privire la diferite evenimente înregistrate în sistem. Acestea se dovedesc foarte eficiente în activitatea zilnică, ele monitorizând diferite activități și înștiințându-ne dacă apar modificări. Canalele de transmitere a avertizărilor sunt următoarele:
- E-mail - în prealabil trebuie setată o adresă de expeditor în program conform articolului: configurarea conturilor de email;
- Mesageria internă Nexus - poate fi accesată prin combinația de taste CTRL + SHIFT + M sau direct prin intermediul pictogramei de tip email poziționată în colțul din dreapta sus;
- SMS - în prealabil trebuie realizate mai multe configurări în sistem și încheiat un contract cu un operator pentru care avem integrare deja realizată: smslink.ro;
- Nexus - direct în sistem, în momentul în care se accesează programul sau suntem deja intrați în diferite module, vom primi mesaje de avertizare conform configurărilor.
Suport.NexusERP.ro
Pentru a simplifica crearea conturilor de utilizator pe platformele web asociate cu aplicaţiile Nexus, acestea conturi vor fi create automat chiar din acest modul după ce vom bifa "Sunt de acord cu procesarea ...".
În fapt vom avea un cont unic indiferent de site-ul pe care ne aflăm, iar site-urile sunt următoarele:
- suport.nexuserp.ro
- download.nexuserp.ro
- docs.nexuserp.ro
- pagina Nexy - comunicare.nexuserp.ro
Din pagina de Drepturi putem acorda sau scoate drepturi specifice acesor site-uri web, de exemplu: Adaugare tichet de suport, Acces pagina Descarcare, Acces pagina Licente, etc.
Pentru a gasi mai uşor aceste drepturi vom filtra tabelul astfel:
- introducem cuvântul "utilizatori" în câmpul Modul;
- introducem cuvântul "web" în câmpul Drepturi.
În acest fel putem gestiona centralizat utilizatorii şi drepturile acestora la site-urile web ale Nexus Media.
Proprietăți societatea curentă
- Salariat
Reprezintă persoana atașată utilizatorului pe care suntem plasați. Salariatul va fi preluat pe documente (facturi, chitanțe, bonuri fiscale etc.). Datele din acest câmp sunt preluate din nomenclator - personal și pot să aibă o legătură cu salarizarea dacă este bifată opțiunea de Evidență în registrul salariaților. Implicit dacă este bifată opțiunea, programul solicită completarea datelor persoanei: CNP, țara, localitate, serii de documente, în caz contrar este suficient să fie completat doar numele și prenumele.
Este obligatorie specificarea unui salariat dacă utilizatorul va fi folosit pentru logarea în aplicații front office (Nexus Easy Retail).
- Grad restaurant
Opțiune disponibilă doar pentru interfața veche de restaurant - Nexus Restaurant (a nu se confunda cu Nexus Easy Retail) și se referă la funcția utilizatorului în activitatea de restaurant.
- Carduri asociate
Opțiunea permite alocarea unui PIN utilizatorului creat, acesta poate fi utilizat în logarea aplicațiilor front office Nexus Easy Retail. PIN-ul trebuie să aibe 4 cifre și să corespundă cu parola în astfel de situații.
Puncte de lucru
Nexus ERP permite crearea unor puncte de lucru și alocarea unor utilizatori pe respectivele puncte de lucru. Aceștia vor avea acces doar la informațiile introduse pe respectivul punct, plus cele selectate în această fereastră. Definirea acestora se realizează în modulul societăți, tab-ul puncte de lucru. Alocarea utilizatorului pe un punct de lucru se realizează din modulul utilizatori, tab-ul generale.
