Cum procedăm în cazul în care dorim sa preluăm o societate în Nexus pentru evidența și calculul salariilor?

În cazul în care dorim să ținem evidența și calculul salariilor în Nexus, pentru o societate pentru care anterior salariile au fost calculate utilizând alte aplicații, va trebui să urmăm o serie de pași descriși în continuare.

Preluarea contractelor de muncă

Operațiunea de preluare a contractelor de muncă în Nexus se poate face în mai multe moduri:

Importul complet al bazei de date obținută în urma exportului din aplicația REVISAL

Pentru importul bazei de date din REVISAL consultăm articolul: Preluare Contracte muncă din fișier Revisal DB.

Importul contractelor de muncă din fișier de tip xml

În cazul în care nu dispunem de baza de date din REVISAL, dar avem acces la ultimul fișier de tip rvs transmis în REGES, putem face un import din fișierul de tip xml cu ajutorul asistentului Import salariați și contracte din fișier XML REVISAL v.6.

Pentru importul contractelor din fișierul de tip xml vom consulta articolul Importul contractelor de muncă din fișier de tip xml.

Introducerea manuală a contractelor de muncă

Atunci când nu avem la dispoziție nici baza de date exportată din aplicația REVISAL, nici fișierul de tip rvs aferent ultimei transmisii în REGES putem opta pentru introducerea manuală a contractelor de muncă. Pentru efectuarea acestei operațiuni vom consulta articolul Introducerea unui contract de muncă.

Importul din fișier excel al contractelor de muncă

În cazul în care avem de introdus multe contracte de muncă, introducerea manuală a acestora poate fi o operațiune mai dificilă și poate necesita mult timp. Dacă aplicația utilizată anterior permite exportul informațiilor referitoare la contractele de muncă putem prelua aceste informații printr-un import dintr-un fișier excel. Pentru efectuarea acestei operațiuni vom consulta articolul Import contracte de muncă.

Operațiuni de efectuat după importul bazei de date din Revisal

Având în vedere că în baza de date din REVISAL nu se găsesc toate informațiile necesare evidenței și calculării salariilor și ținând cont de faptul că o parte din parametrii din baza de date (formație de lucru, loc de muncă, număr de zile de concediu de odihnă conform contractului de muncă) sunt completați în urma procedurii de import identic pentru toți salariații, pentru a pregăti baza de date pentru calculul salariilor vom avea în vedere o serie de operațiuni descrise în continuare.

Stabilirea formațiilor de lucru și adăugarea lor prin jurnalizare pe fiecare contract

Vom stabili care sunt formațiile de lucru ale societății și le vom adăuga în modulul Formații de lucru, dacă este cazul. Pentru introducerea unei formații de lucru vom consulta articolul Adăugarea unei formații de lucru.

În cazul în care societatea are salariați care lucrează în condiții deosebite sau grele de muncă, aceștia vor fi grupați în formații distincte, astfel încât să putem seta pe formație grupa de muncă corespunzătoare (2, respectiv 1), grupă în funcție de care angajatorul va plăti suplimentar la CAS cota de 4%, respectiv 8%, pe lângă cei 25% suportați de salariat.

Ulterior definirii/adăugării formațiilor de lucru va trebui să modificăm printr-o jurnalizare formația de lucru pentru contractele de muncă a căror formație de lucru este diferită de formația majoritară, aleasă pentru importul datelor din REVISAL.

Introducerea locurilor de muncă

În cazul în care sunt mai multe locuri de muncă, unde salariații își desfășoară activitatea, le vom adăuga în modulul Locuri de munca.

Pentru introducerea unui loc de muncă vom consulta articolul Introducerea unui loc e muncă.

Ulterior vom modifica locurile de muncă pentru fiecare contract în parte, pentru care locul de muncă nu corespunde cu cel majoritar, adică cel ales pentru efectuarea importului bazei de date din REVISAL.

Verificarea normei din contractele de muncă

Ulterior importului bazei de date din REVISAL vom verifica norma de contract de pe decizia de salarizare pentru contractele part-time și pentru cele cu timpul inegal.

Pentru contractele de muncă cu timp inegal trebuie să avem în vedere determinarea unei norme zilnice acoperitoare. Pentru a calcula această normă zilnică care se va declara în declarația D112 vom calcula numărul maxim de ore posibile într-o luna pentru contractul respectiv de muncă așa cum este el declarat în REVISAL, iar rezultatul îl vom împărți la numărul minim de zile lucrătoare posibile dintr-o lună.

De exemplu: Dacă în REVISAL contractul de muncă este declarat cu 5 ore/săptămână, ținând cont ca in D112 avem posibilitatea de a declara doar norma zilnică, respectiv ore/zi.

Având în vedere că dispunerea zilelor unei luni se poate face pe o perioadă de 5 săptămâni, numărul maxim total de ore pe care le va putea lucra salariatul în decurs de o lună, matematic vorbind, va putea fi egal cu 5 ore * 5 săptămâni = 25 de ore. Numărul minim de zile dintr-o lună este de 19 zile (mai rar 18 zile), astfel încât rezultă o normă zilnică de 25/19 = aprox. 2 ore.

În acest caz norma zilnică pe care o vom trece în contract va fi de 2 ore.

Verificarea normei locului de muncă

În cazul în carte sunt particularități ale contractelor de muncă în ceea ce privește norma locului de muncă, de exemplu în cazul contractelor de muncă ale salariaților minori (maxim 6 ore) sau în cazul celor ale personalului sanitar (7 ore), vom face o verificare a câmpului Norma loc de muncă de pe contract pentru a ne asigura că setarea este corectă.

Verificarea contractelor de muncă suspendate/detașate

Pentru contractele de muncă care în urma importului au starea curentă de suspendare sau de detașare trebuie să facem o verificare în tabul Jurnal modificari pentru a verifica numărul de linii de jurnalizare aferente suspendării/ detașării. Se întâmplă uneori ca unele jurnalizări pentru aceste suspendări/ detașări sa fie dublate și este bine să fie corectate din start. În cazul în care sunt jurnalizări dublate, una din linii va trebui ștearsă.

Verificarea deducerilor de bază

Prin importul contractelor din Baza de date REVISAL toți salariații au completată implicit în baza de date deducerea de bază. Pentru salariații care fac excepție de la această regulă, adică nu au funcția de bază la societatea în cauză, este necesară efectuarea corecțiilor. Aceasta implică doua modificări:

-ștergerea deducerii de bază de pe contractul de muncă din tabul Deduceri,

-jurnalizare "In afara functiei de baza" în tabul Jurnal modificari.

Jurnalizarea câmpului Tip de asigurat d.p.d.v. C.M. (pt declaratia D112).

În urma importului toți salariații au tipul de asigurat: Salariat (exclusiv 1.1 si 1.2). Însă, societatea preluată poate avea salariați pentru care tipul de asigurat să fie în construcții, în agricultură ori alte cazuri particulare. Pentru aceștia trebuie sa facem jurnalizarea corespunzătoare.

În cazul în care este necesară jurnalizarea tipului de asigurat pentru mai mulți salariați sau pentru toți, putem face o jurnalizare în bloc cu ajutorul asistentului Asistent modificare parametri in bloc.

Completarea adresei salariaților manual sau prin import din fișier excel

În urma operațiunii de import, adresa salariaților, completată în REVISAL, este preluată în Nexus într-un singur câmp, respectiv în câmpul Strada. Pentru ca, ulterior, adeverințele de salariat sau alte rapoarte să fie generate corect, va trebui să corectăm datele privind adresele salariaților. Vom face lucrul acesta introducând datele corecte, fie manual în Nomenclatoare si unelte - > Functionale -> Personal -> tabul Contact, fie printr-o procedura de import.

Dacă se apelează la procedura de import, se pot importa totodată și alte informații care nu se regăsesc în REVISAL, respectiv: contul bancar, numărul de telefon, parola web, adresa de mail etc.

Pentru importul datelor dintr-un fișier extern vom consulta articolul Import date salariati.

Adăugarea manuală sau importul persoanelor în întreținere

În urma importului bazei de date din REVISAL salariaților li se înregistrează automat pe contractul de muncă doar deducerea de bază. Pentru celelalte persoane aflate în întreținere deducerile vor fi adăugate manual consultând articolul Introducerea manuală a deducerilor personale sau prin import consultând articolul Import deduceri personale.

Adăugarea sau importul stagiilor de cotizare

Trebuie să avem în vedere un aspect foarte important și anume acela că prin importul bazei de date se importă istoricul din REVISAL, nu istoricul de salarii. Prin urmare, pentru concediile medicale care se vor opera ulterior importului, va fi necesar să introducem în sistem stagiul de cotizare pentru fiecare salariat, respectiv veniturile care constituie baza de calcul și numărul de zile de stagiu pentru ultimele 12 luni anterioare preluării salariilor în Nexus.

Această operațiune se poate face manual consultând articolul introducerea manual sau prin import consultând articolul Import stagii cotizare concedii medicale.

Adăugarea altor tipuri de contracte

Această etapă se referă la adăugarea celorlalte contracte, diferite de contractele individuale de muncă, respectiv cele care nu se declară în REVISAL (contracte de mandat, drepturi de autor, cenzori etc.).

Dacă societatea pe care o preluăm are și astfel de contracte, acestea vor fi introduse manual.

Efectuarea de jurnalizări pentru persoanele cu handicap (bifa si motivul de scutire), dacă este cazul.

În cazul persoanelor cu handicap vom face o jurnalizare pe contract prin care vom adăuga bifa în câmpul Persoana cu handicap, vom scoate bifa din câmpul Plătește impozit și vom selecta în câmpul Motiv de scutire: Persoana cu handicap grav sau accentuat.

Revizuirea numărului de zile de CO conform contract

Pentru contractele care fac excepție de la regula importului trebuie sa facem o revizuire a numărului de zile de CO conform contract (Zile contract). Astfel, în cazul în care nu toți salariații beneficiază prin contract de numărul de zile de CO completat la import, vom face modificările corespunzătoare devalidând contractul și completând numărul de zile de CO în tabul C.O., pe linia anului în curs, în coloana Zile contract.

Revizuirea numărului de zile de CO rămase de efectuat

Revizuirea numărului de zile de CO rămase de efectuat la data preluării salariilor în Nexus se face prin introducerea în tabul C.O., pe linia anului în curs, în coloana Zile anterioare, a numărului de zile de Co care au rămas de efectuat la sfârșitul anului anterior și prin introducerea în coloana Zile suplimentare, cu semnul minus, a numărului de zile de Co efectuate în anul curent, până la data preluării bazei de date în Nexus. Astfel vom avea evidența exactă a zilelor de Co rămase de efectuat la data preluării bazei de date în Nexus.

Verificarea salariaților care nu primesc/ primesc tichete de masă

În cazul în care la importul contractelor din baza de date din REVISAL am optat sa bifam faptul că salariații beneficiază de tichete de masă, dar în cadrul societății avem și salariați cărora nu li se acordă acest beneficiu din diverse motive, vom face pentru aceștia o jurnalizare în acest sens pe contractul de muncă.

De asemenea, în cazul în care acordăm tichete de masa de valori diferite, va trebui sa menționăm, pentru fiecare salariat, pe contractul de muncă devalidat, în câmpul Valoare tichet de masă, tipul tichetului de masă acordat, respectiv: personalizat 1, personalizat 2 ...personalizat 5. Implicit câmpul corespunzător este completat cu Standard.

În același timp vom face și setările pentru valorile efective ale tichetelor de masă acordate în opțiunile din dreapta ale modulului Salarii, în tabela cu taxe si impozite, în câmpurile corespunzătoare: Val. standard tichet masa, Val. pers1. tichet masa, ..., Val. pers5. tichet masa.

Jurnalizări în cazul salariaților scutiți de impozit

În cadrul societății pot fi salariați care din diverse motive sunt scutiți de la plata impozitului pe salarii. În cazul acestora, vom face o jurnalizare în acest sens, pe contractele lor de muncă. În tabul Jurnal modificări apăsăm butonul Modific din meniul de sus al modulului și alegem din lista care se deschide Parametri salarii. În fereastra care se deschide vom face jurnalizările necesare, respectiv scoatem bifa din câmpul Plateste impozit, alegem motivul de scutire corespunzător în câmpul Motiv scutire impozit completăm data de la care se aplică modificarea și salvăm.

Jurnalizări pentru ora de plecare/ora de sosire a salariatului la serviciu

Înregistrarea informațiilor corespunzătoare fiecărui contract în câmpurile: Ora începere și Ora terminare pe tabul General, dacă aceste informații sunt diferite de cele implicite și dacă se dorește generarea raportului Foaie colectivă de prezență (pontajul) din Nexus, cu orele predefinite.

Utilizarea centrelor de cost/profit

În cazul în care societatea dorește să lucreze cu centre de cost/profit pentru a urmări cheltuielile cu salariile pe diverse activități, va trebui să adăugăm aceste centre în modulul Centre de profit.

Ulterior, vom aloca fiecărei formații câte un centru de profit.

Operațiuni de efectuat în vederea înregistrării concediilor medicale acordate "în continuare"

În cazul în care în prima lună în care calculăm salariile în Nexus avem de operat concedii medicale emise în continuarea altor concedii, acordate în lunile anterioare, este necesar să refacem istoricul de calcul în lunile anterioare pentru fiecare concediu medical de acest tip. Pentru aceasta, pentru fiecare certificat medical acordat în continuare vom introduce toate certificatele medicale anterioare, pornind de la introducerea informațiilor din certificatul medical inițial până la cel emis pentru luna anterioară, inclusiv.

Pași de parcurs în vederea calculării și raportării salariilor

După preluarea bazei de date sau după introducerea contractelor în Nexus și verificarea informațiilor preluate, în vederea calculării lunare a salariilor, va trebui să facem o serie de setări care țin, de cele mai multe ori, de specificul activității fiecărei societăți în parte. Pentru a face aceste setări apelăm de obicei la consultantul Nexus.

Printre aceste setări cele mai importante sunt:

- Setarea lunii de început pentru calculul salariilor în Nexus în opțiunile din dreapta ale modulului Salarii -> Setari salarii -> Optiuni salarii -> Sesiune incepere lucru Salarii (inclusiv):

- Actualizarea parametrilor de salarizare pentru anul curent: în opțiunile din dreapta ale modulului de salarii -> Setari salarii -> Impozite -> Impozite, taxe ore -> Atualizare -> Salvez:

- Stabilirea formulelor pentru sporuri și testarea funcționalității acestora.

În funcție de modul de lucru abordat în ceea ce privește evidența și calculul salariilor și de modul de calcul al fiecărui spor, se stabilesc formulele potrivite care se setează pe fiecare spor în parte în modulul Nomenclator sporuri.

- Stabilirea formulei pentru calculul numărului de tichete de masă acordate, dacă este cazul, în Salarizare -> Metode de calcul - > NrTic și testarea funcționalității acesteia:

- Stabilirea tipurilor de premii acordate salariaților și definirea/adăugarea lor, dacă este cazul. Pentru aceasta putem consulta articolul Configurarea premiilor

- Stabilirea tipurilor de rețineri salariale pe care trebuie să le operăm și definirea lor, dacă este cazul. Pentru aceasta putem consulta articolul Configurarea retinerilor salariale

- Stabilirea modului de operare pentru beneficiile salariale/ extrasalariale, avantajele în natura acordate salariaților, dacă este cazul

- Stabilirea și setarea metodei de calcul Co în setările din dreapta ale modulului Salarii -> în Opțiuni la Metoda de calcul a C.O. Implicit este stabilită metoda Maxim: Neg+SP<>Neg+SP U3L__ care presupune compararea mediei din lunare a salariului negociat plus sporurile permanente cu media aceluiași indicator pe ultimele trei luni, luându-se în calcul rezultatul cel mai mare.

- Setarea rapoartelor necesare departamentului de salarizare: state de plată, fluturași, note contabile etc. personalizarea acestora, dacă este cazul.

- Stabilirea modului efectiv de lucru, respectiv stabilirea fluxului de activități care vor fi efectuate lună de lună pentru calculul și evidența salariilor. (sincronizare cu pontaj/ fără pontaj, structura fișierelor de import dacă este cazul, utilizarea editării tabelare a datelor pentru ușurarea modului de lucru, etc).

- Activarea avertizărilor considerate a fi necesare pentru societatea în cauză în modulele: Contracte de muncă, Salarii, Personal.