Facturare recurentă indecși contoare

1. ADĂUGARE CONTOARE

Un prim pas în menținerea unei evidențe a consumurilor realizate de către clienți este configurarea contoarelor prin introducerea tipului, seriei și indexului acestuia.

Pentru inserarea acestor date ne vom deplasa cu ajutorul meniului din stanga programului în: Nomenclatoare > Funcționale > Contoare.

O dată deschisă fereastra contoare vom adăuga un nou contor prin apăsarea butonului Adaug din partea stânga-sus a programului.

Apoi urmează să completăm:

• tipul contorului - se scrie la liber în câmpul disponibil, iar tipul completat se salvează pentru utilizare ulterioară, spre exemplu: energie, apă potabila etc.,
• seria acestuia - la fel ca în câmpul legat de tip contor
• ultima verificare - data ultimei verificări a contorului
• serviciul atașat acestuia, spre exemplu: furnizare energie electrică, furnizare apă potabilă etc. și îl bifăm ca activ.

Fiind stabilite aceste detalii (antetul), vom începe să introducem data și indexul contorului.

Aceasta operațiune se realizează apelând butonul Adaug, după care vom introduce data la care s-a efectuat citirea și indexul aferent.

2. ADĂUGARE SPAȚIU

Dacă primul pas a fost reprezentat de adăugarea unui contor, acum, după ce am configurat unul, urmează să adăugam spațiul în care îl regăsim. Operațiunea se poate realiza din: Nomenclatoare > Funcționale > Spații.

Asemănător punctului anterior, vom apela butonul Adaug din partea stânga-sus a programului. O data deschisă fereastra, urmează să completăm cu date relevante: denumirea spațiului, adresa suprafața etc. După introducerea acestor date vom introduce serviciile asociate spațiului, la care vom atașa contorul dorit. Se va apela butonul Adaug, selectăm serviciul dorit și se adaugă pe spațiu.

În momentul în adaugării serviciului va apărea o nouă fereastră, asemănătoare figurii de mai jos:

În cadrul acestei ferestre vom completa: intervalul de facturare (1- lunar, 3- trimestrial etc.), stabilim centru de profit corespunzător, contorul spațiului, data de început a prestării serviciului, o dată de final (nu este obligatorie) și trecem indexul inițial corespunzător datei de început. Fiind stabilite aceste amănunte vom observa faptul că linia, cu serviciul selectat, se va adăuga pe spațiu.

NOTA: Se pot adăuga mai multe servicii pentru un spațiu.

3. ADĂUGARE CONTRACT

Pasul numărul trei este strâns legat de cele anterioare astfel că, o configurare cât mai corectă a acestora va fi reflectată direct în contractul ce va trebui să îl configurăm aici.

Realizarea unui nou contract se va realiza din modulul: Ieșiri > Ieșiri > Contracte prestări servicii clienți.

Apăsăm pe butonul Adaug din partea stânga-sus și completăm noua fereastra deschisă:

• tipul documentului
• seria, numărul și data contractului,
• clientul pentru care se realizează contractul,
• gestiunea, devizul
• data sfârșit (în cazul în care este un contract pe o perioadă determinată)

și se va bifa CONTRACT ACTIV.

După stabilirea acestor date, vom atașa serviciile acestui contract, în exemplul nostru: energia electrica.

Astfel, vom apela butonul Adaug > Adaug chirie spațiu, selectăm spațiul și ne vor apărea automat serviciile asociate acestui spațiu (operațiunea se poate observa în figura de mai jos). Pentru preluarea prețului cu TVA, va trebui să adăugam o listă de preț în Ieșiri > Management vânzări > Prețuri de vânzare

4. PRELUARE INDEX CONTOR ȘI FACTURARE

Adăugarea unui contract de acest tip ne ajută să obținem lunar o facturare pe baza citirii contorilor prin diferență față de indexul anterior înregistrat.

În momentul citirii indecșilor contoarelor, vom introduce datele noi colectate în Nomenclatoare > Funcționale > Contoare. Idem cu punctul 1, vom introduce noua citire, cu data aferentă.

Generarea facturilor:

Ieșiri > Ieșiri > Contracte prestări servicii clienți, cu ajutorul butonului Asistent din partea de sus a programului vom genera liniile facturilor: Asistent > Generare linii și selectăm contractele pentru care vom genera liniile (se va popula fereastra situatie lunară servicii din contract).

Selectăm toate contractele de facturat sau putem selecta numai anumite repere:

Observăm că programul va factura numai diferența calculată dintre cei doi indecși înregistrați.

Există facilitatea de a transmite automat prin email facturile emise, direct clienților implicați, dacă există configurată adresa de email a acestora, salvarea unei arhive a documentelor emise, importul documentelor de încasare, prin importex sau Api.