Importul facturilor de clienți în sold
Atunci când adăugăm în ERP o societate care are deja activitate anterioară, unul dintre primii pași îl reprezintă preluarea soldurilor partenerilor - adică a clienților și a furnizorilor. Mai exact se vor prelua soldurile la luna anterioară începerii evidenţei contabile în Nexus ERP. De exemplu, dacă vom începe să lucrăm în ERP la 1 Ianuarie, atunci vom prelua din vechea aplicaţie soldurile valabile la 31 Decembrie.
Pentru o evidenţă analitică a soldurilor va trebui să preluăm componenţa acestuia formată din facturile neîncasate, adică facturile în sold.
Adăugarea facturilor în sold se poate face atât manual, cât și automat (prin import din fișiere excel).
Introducerea soldurilor manual o putem urmări în articolul: Inițializare-solduri-parteneri
Deschidere conturi B.V. (balanța de verificare)
Înainte de a importa facturile clienţilor va trebui să ne asigurăm că am importat în prealabil partenerii respectivi în Nomenclatorul de parteneri. Această operațiune este descrisă în cadrul articolului următor: Import-parteneri
După importul partenerilor în sistem, putem trece la importul efectiv al soldurilor clienților.
Pentru a realiza importul facturilor în sold este necesar să respectăm anumite reguli, printre care amintim:
- efectuarea unui import pentru fiecare din următoarele situații:
- facturi în sold exprimate in valuta RON (Leu românesc)
- facturi în sold exprimate în alte valute (EUR, USD, GBP, PLN etc)
- introducerea sumelor valorice în RON, pe fiecare partener în parte, aferente facturilor exprimate în alte valute
- efectuarea a câte unui import pentru cazurile în care:
- facturile provin din solduri inițiale
- facturile provin din rulaje
Dacă ținem o evidență contabilă completă este necesară introducerea inclusiv a rulajelor aferente până la data operării în NexusERP. Acestea vor fi importate însă valoric, pe fiecare partener în parte, nu pe fiecare document (ca în cazul facturilor în sold).
Import facturi
Operațiunea de import se efectuează în cadrul modulului Contabilitate financiară -> Deschidere conturi B.V.
Aici vom adăuga o înregistrare aferentă contului 4111, utilizând comanda Adaug din meniul de sus al modulului.
În fereastra deschisă vom completa:
- devizul (valuta) aferent contului 4111 (Leu românesc, Lira sterlină, Euro, Dolar american etc)
- sumele pe total în antet
Apoi din meniul de sus vom apela comanda Import - Import prin protocolul Importex.
După cum aminteam mai sus, pentru o mai bună urmărire și evidențiere a provenienței soldurilor clienților, acestea ar trebui importate pe sold inițial sau rulaj debitor, în funcție de situația existentă.
Astfel vom face importuri secvențiale, pentru fiecare dintre cazurile prezentate, astfel:
1. Facturi în sold provenite din soldul final al anului anterior
2. Facturi în sold provenite din rulajele anului curent
Importul unui fișier excel în NexusERP se face prin apelarea procedurii Import prin protocolul Importex existent în modulul în care operăm. Un articol despre configurarea unui import putem regăsi aici: Utilitar-import
Câmpurile existente în procedura de import diferă de la modul la modul.
În cazul importului de facturi, câmpurile pentru import sunt următoarele:
- tip analitic: alegem întotdeauna Partener în cazul importului de facturi
- id_analitic: câmp pentru identificarea partenerului; nu este obligatoriu, dacă partenerul se identifică prin alt câmp; reprezintă un id intern al partenerului;
- id_extern_analitic: câmp pentru identificarea partenerului; nu este obligatoriu, dacă partenerul se identifică prin alt câmp; reprezintă id-ul extern al partenerului, cel utilizat într-o aplicație terță;
- den_analitic: câmp pentru identificarea partenerului; nu este obligatoriu, dacă partenerul se identifică prin alt câmp; completăm cu denumirea partenerului;
- cod_fiscal_partener: câmp pentru identificarea partenerului; nu este obligatoriu, dacă partenerul se identifică prin alt câmp; completăm cu codul fiscal al partenerului;
- sold_initial_debit: completăm cu suma aferentă soldului inițial (dacă suma provine dintr-o factură din anul anterior);
- rulaj_cumulat_debit: completăm cu suma aferentă rulajului cumulat (dacă suma provine dintr-o factură din anul curent);
- rulaj_cumulat_credit: completăm cu suma aferentă rulajului cumulat creditor (încasări)
- seria_factura: completăm cu seria facturii;
- numar_factura: completăm cu numărul facturii;
- data_factura: completăm cu numărul facturii;
- zile_limita: completăm cu numărul de zile scadente ale facturii;
- data_lim: completăm cu data scadentă
- id_agent: completăm cu id-ul intern al agentului de pe factura importată;
- den_agent: completăm cu denumirea agentului;
- curs_factura: completăm cu valoarea cursului valutar aferent facturii; dacă factura este în LEI, lăsăm valoarea 1; dacă factura este în altă valută, completăm cu valoarea corespunzătoare
- tva_incasare: completăm cu valoarea 1 dacă factura a fost emisă sub regimul TVA încasare și 0 (zero) dacă factura nu a fost emisă sub regimul TVA încasare;
- procent_tva: completăm cota de TVA aferentă (în cazul facturilor cu TVA încasare este nevoie pentru a calcula valoarea TVA-ului neexigibil);
- bug_tip_articol, bug_anexa, bug_indicator_functional, bug_indicator_economic: se folosesc în cazul în care societatea este una de tip bugetar și se dorește ținerea contabilității bugetare; se completează cu datele bugetului veniturilor (articol, anexa, indicator functional si indicatorul economic).
- punct_de_lucru: se completează cu punctul de lucru aferent documentului (dacă nu se lucrează cu puncte de lucru, se lasă completat valoarea 1)
Odată realizat importul, Nexus creează automat documente de tip facturi client, în sesiunile respective (data facturilor), astfel încât în momentul încasărilor, acestea să poată fi repartizate.
Transmitere sume în balanța de verificare
Odată introduse toate sumele aferente contului 4111, pentru a urmări situația partenerilor in balanța de verificare si fișele de parteneri, trebuie să apelăm asistentul Actualizare din meniul de sus al modulului Deschidere B.V.
Acest asistent are dublu rol:
- de a transmite sumele in RON in balanța de verificare ( Actualizare B.V)
- de a transmite sumele in alte valute în modulul Conturi devize ( Actualizare C.D).